Den E-mail, du gemmer kan blive holdt imod dig

Når du sletter en e-mail- og ikke

Vejledning for ejere/ledere

Når det kommer til e-mail, jeg er en packrat.Nej, det er ikke rigtigt, at jeg stadig har den første e-mail jeg nogensinde har modtaget. Men jeg har nok min første e-mail fra år 2000.

Faktisk, have jeg sandsynligvis alle mine e-mails fra år 2000. Så jo, har jeg alt siden da også.

Hvorfor har alle disse ting? Jeg er ikke sikker på, helt ærligt. Måske var jeg bekymret over, at jeg ville blive sagsøgt over nogle imaginære overtrædelse og havde brug for en e-trail til at bevise min uskyld. Eller måske jeg var vagt bekymret over nogle lovkrav til at gemme denne ting.

Jeg er ikke den eneste, der gør dette. Nogle af jer har tusindvis af e-mails, også. Og du kender sikkert, hvorfor du gemmer dem, enten. Måske er du bekymret for gå i fængsel over nogle dumme e-mail, du ikke kan finde.

Jeg er næppe en ekspert i hvilken e-mail-dokumenter og poster at spare. Så talte jeg til Donald Skupsky, formand for oplysninger krav Clearinghouse. Han beskriver beskedent sig selv som verdens førende ekspert på dette område. Jeg talte også med Charles Fine, en Phoenix advokat.

Her er nogle ting at overveje når du spekulerer på, om ikke at gemme e-mail. Selvfølgelig, hvis du stadig har spørgsmål, tale med en advokat.

  1. Gemme vigtige poster.
  2. Men e-mail er ikke altid betragtes som en post.Virksomheder bør gemme poster af forretningstransaktioner. Hvis du underskriver en kontrakt, skal du gemme denne kontrakt. Hvis du modtager kontrakten som en vedhæftet fil i en e-mail, og anden partiet siger i e-mailen, gemme “Vi accepterer kontrakten,” e-mailen også. Der udgør en post.

    Så hvis du vil beholde det som et papirdokument, holde e-mail. Ellers, beg det. Der omfatter e-mails genereres ved kontrakt. Dette er Work-in-progress materiale, og afspejler ikke tænke på en organisation. Tværtimod er de tanker af enkeltpersoner.

    Når du holder noget, gemme det formelt. Lad ikke det i dit e-mail-program, hvor ingen kan finde den. Du kan være bedst at udskrive det og sætte det i en mappe.

  3. Nogle gange kan holde mere.
  4. Der er visse tidspunkter, hvor du ikke kan kassere ting.For eksempel, hvis du er en del af en juridisk proces, kan ikke du slette noget, der er relevante. Jeg ville fejle på siden af forsigtighed. Endnu bedre, Følg din advokat rådgivning.

    Selv om du ikke er i øjeblikket i en juridisk proces, der er to andre vigtige ord: overhængende og forudsigelig. Hvis du er opmærksom på, at du vil blive anklaget, er tingene overhængende. Nu er ikke en god tid til at rense ud i dine e-mails. Hvis du laver en stor boo-boo og nogen kommer til skade, er en retssag forudsigelige. Igen, være omhyggelig. Tale med din advokat.

    Ifølge Skupsky, er kun værdipapirer forpligtet til at holde alle sine e-mails. Alle andre er frie til at pitche dem.

  5. Men hold ikke alt.
  6. Højst sandsynligt vil ikke disse e-mails, der hober sig op sandsynligvis skade noget (undtagen din serverplads).De fleste af os komme ind i business, fordi vi ser et ubesvaret behov. Vi ønsker at hjælpe vores kunder. Vi har aldrig blevet sagsøgt, og aldrig forvente at være.

    Men det kunne meget vel ske. Lad os sige, at efter træning overmenneskelig tålmodighed, du fyre Joe Screwup. Du kunne ikke have behandlet Screwup bedre, men naturligvis kan han se ikke det på den måde. Så Screwup anlægger.

    Du er ikke bekymret. Men så får du en stævning, bestiller du indsende enhver e-mail fra de sidste tre år, der bærer på sagen. Der er intet i den e-mail, som vil påvirke sag, og Screwup ved det. Men du bliver nødt til at grave op alt, hvad du har, og din advokat vil gå igennem det, på udkig efter relevant materiale. Hvor mange timer, på $200 i timen, vil det tage hende til at gøre det? Så du sluge hårdt og give Screwup $15.000 til at gå væk. Du kan aldrig har tænkt over dette, men du kan vædde på, at sagsøgernes bar har. Værre, måske kan de finde en e-mail, hvor du udtrykker voldsomme bemærkninger.

    Betragtning af de potentielle problemer, hvorfor gemme e-mail? Sikker på, dette scenario er temmelig usandsynligt. Men 99,9% af din gamle e-mail er uønsket, alligevel. Hvorfor løbe risikoen?

  7. Udvikle en politik for e-mail-opbevaring.
  8. Skupsky anbefaler en 30-dages opbevaringspolitik.Efter 30 dage nødt dine medarbejdere (og du) til at beslutte, om en e-mail er en post. Hvis ikke, det går. Dette har den gavnlige effekt af tvinger dine medarbejdere til at tænke over hvad en post, og er ikke. Advokat Chuck Fine mener, det er en god idé. Men han går videre, og chucks (ingen bestemt ordspil) sin e-mail straks.

    Ikke nogen sikkerhedskopi af din e-mail. Dette er ikke anderledes end at holde det på din computer. Hvis du er indstævnet, skal du og din advokat gå igennem det, uanset om det er på computeren eller på bånd. Slette de gamle ting.

    Ifølge Skupsky er gamle e-mail sjældent nyttige til anden siden. Men hvis det koster masser af penge at gå igennem det, sagsøger ligeglad. Heller ikke hans advokat. De har intet at tabe. Discovery er en vidunderlig våben til at gennemtvinge en løsning.

    Så jeg rydde op i mine gamle e-mails. Nej, virkelig! Det er svært, selv. Jeg har haft dem så længe, de er ligesom gamle kammerater. Du bør rense ud din, også. Vi skal være stærke om dette.

    Skriv et svar

    Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *